Wenn wir über die Kosten der Finanzbuchhaltung sprechen, denken die meisten Unternehmen zuerst an Personalkosten und Softwarelizenzen. Doch die wirklich relevanten Kosten bleiben oft unsichtbar: verlorene Zeit, verpasste Chancen und gebundene Ressourcen, die an anderer Stelle wertvoller eingesetzt werden könnten.
Bei Konsultec haben wir einen anderen Ansatz entwickelt: FiBu as a Service – eine Kombination aus modernster ERP-Technologie und erfahrenen Buchhaltungsexperten, die Ihre Finanzbuchhaltung vollständig übernehmen.
Ein Tag ohne FiBu as a Service: Der Kampf gegen die Zeit
07:30 Uhr: Der Papierkrieg beginnt Martina Müller, Buchhalterin eines mittelständischen Produktionsunternehmens, startet mit einem Berg Papier. Eingangsrechnungen sortieren, prüfen, Kostenstellen zuordnen – alles manuell.
09:15 Uhr: Die Freigabe-Odyssee Laufzettel an Papierrechnungen heften, zu verschiedenen Abteilungen bringen. Der Produktionsleiter ist im Meeting, die Marketingverantwortliche im Homeoffice. Nachverfolgung über Excel-Listen.
10:30 Uhr: Dringende Unterbrechungen Lieferanten rufen an, die Geschäftsführerin benötigt dringend Übersichten. Martina unterbricht ständig ihre Arbeit für Suchaktionen und Auswertungen.
11:45 Uhr: Endlich buchen 40 Rechnungen pro Tag manuell erfassen: Lieferantendaten, Beträge, Steuerschlüssel, Kostenstellen. Höchste Konzentration erforderlich, trotzdem passieren Fehler.
13:15 Uhr: Mittagspause am Schreibtisch Sandwich am Schreibtisch, gleichzeitig E-Mails bearbeiten. Der Steuerberater hat dringende Fragen.
16:45 Uhr: Monatsabschluss-Stress Vorbereitungen unter Zeitdruck. Da die tägliche Buchungsarbeit so viel Zeit kostet, führt der Monatsabschluss regelmäßig zu Überstunden.
18:30 Uhr: Ende eines langen Tages Martina verlässt als eine der Letzten das Büro. Aufgaben bleiben liegen, der Rückstand wächst. Die anstehende Betriebsprüfung bereitet zusätzliche Sorgen.
Ein Tag mit FiBu as a Service: Fokus auf das Wesentliche
08:30 Uhr: Strategischer Start Martina ist jetzt Finanzcontrollerin. Ihr Dashboard zeigt alle relevanten Kennzahlen: Liquidität, offene Posten, Performance-Indikatoren. Die operative Buchhaltung läuft bei Konsultec im Hintergrund.
09:15 Uhr: Digitale Rechnungsfreigabe Konsultec hat Rechnungen bereits vorerfasst, KI-gestützte Texterkennung hat alle Daten extrahiert. Martina prüft inhaltlich und gibt mit wenigen Klicks frei.
10:30 Uhr: Finanzanalyse statt Belegverarbeitung Deckungsbeitragsanalyse für Produktgruppen, fundierte Empfehlungen für die Geschäftsleitung – wertschöpfende Tätigkeiten statt Dateneingabe.
14:15 Uhr: Strategiemeeting Martina präsentiert Finanzanalysen und trägt zu wichtigen Unternehmensentscheidungen bei. Aktuelle Zahlen aus dem ERP-System liefern solide Grundlagen.
16:00 Uhr: Update mit Konsultec 20-minütiges Video-Call: Rechnungsverarbeitung läuft planmäßig, Monatsabschluss im Zeitplan, Optimierungsvorschläge werden besprochen.
17:00 Uhr: Pünktlicher Feierabend Martina verlässt entspannt das Büro. Monatsabschluss wird termingerecht fertig – ohne Überstunden. Die Betriebsprüfung bereitet keine Sorgen mehr.
Die wahren Vorteile von FiBu as a Service
Für das Unternehmen
- Strategische Vorteile: Fokus auf Kerngeschäft, bessere Entscheidungsgrundlagen
- Finanzielle Vorteile: Planbare Kosten, reduzierte Fehlerquote, optimierte Zahlungsprozesse
- Operative Vorteile: Höhere Effizienz durch Digitalisierung, keine Personalengpässe
Für die Mitarbeiter
- Fachliche Entwicklung: Vom Buchhalter zum Finanzcontroller
- Persönliche Vorteile: Reduzierter Stress, bessere Work-Life-Balance, höhere Arbeitszufriedenheit
So funktioniert der Übergang
Phase 1: Analyse (2-3 Wochen) Bestandsaufnahme, Optimierungspotenziale identifizieren, maßgeschneidertes Servicekonzept erstellen.
Phase 2: Implementierung (3-4 Wochen) ERP-System konfigurieren, digitale Belegverarbeitung einrichten, Testläufe durchführen.
Phase 3: Übergabe (2-4 Wochen) Parallelbetrieb, schrittweise Übernahme, Mitarbeiterschulung, Prozessfeinabstimmung.
Phase 4: Laufender Betrieb Kontinuierliche Betreuung, regelmäßige Optimierung, transparente Kommunikation.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheidet sich das von klassischem Outsourcing? Wir arbeiten direkt in Ihrem bestehenden ERP-System – Sie behalten volle Kontrolle und haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten.
Ist das für mein Unternehmen geeignet? Besonders für mittelständische Unternehmen mit 20-500 Mitarbeitern, die ihre Finanzprozesse digitalisieren und optimieren möchten.
Wie sicher sind meine Daten? Höchste Sicherheitsstandards: Verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffe, vollständige Protokollierung, DSGVO-Konformität.
Ihr nächster Schritt
Möchten Sie wissen, wie ein Tag in Ihrer Buchhaltung mit FiBu as a Service aussehen könnte? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. Wir analysieren Ihre Situation, zeigen Optimierungspotenziale auf und geben eine erste Kostenschätzung.
