Kiedy mówimy o kosztach księgowości finansowej, większość firm najpierw myśli o kosztach osobowych i licencjach na oprogramowanie. Ale naprawdę istotne koszty często pozostają niewidoczne: stracony czas, niewykorzystane możliwości i związane zasoby, które można by wykorzystać w bardziej wartościowy sposób w innym miejscu.
W Konsultec opracowaliśmy inne podejście: FiBu as a Service – połączenie najnowocześniejszej technologii ERP i doświadczonych ekspertów księgowych, którzy całkowicie przejmują księgowość finansową.
Dzień bez FiBu as a Service: walka z czasem
07:30: Rozpoczyna się papierkowa robota Martina Müller, księgowa w średniej wielkości firmie produkcyjnej, zaczyna od góry papierów. Sortowanie i sprawdzanie przychodzących faktur, przypisywanie centrów kosztów – wszystko ręcznie.
09:15: Odyseja wydawnicza Zszywanie odcinków tras do papierowych faktur, zabieranie ich do różnych działów. Kierownik produkcji jest na spotkaniu, a kierownik marketingu w swoim domowym biurze. Śledzenie za pomocą list Excel.
10:30: Pilne zakłócenia Dostawcy dzwonią, dyrektor zarządzający pilnie potrzebuje analiz. Martina nieustannie przerywa swoją pracę na poszukiwania i analizy.
11:45: Nareszcie książka Ręczne wprowadzanie 40 faktur dziennie: Dane dostawców, kwoty, kody podatkowe, centra kosztów. Wymagana maksymalna koncentracja, ale błędy nadal się zdarzają.
13:15: Przerwa na lunch przy biurku Kanapka przy biurku, jednoczesna praca nad mailami. Konsultant podatkowy ma pilne pytania.
16:45: Stres na koniec miesiąca Przygotowania pod presją czasu. Ponieważ codzienna praca księgowa zajmuje tak dużo czasu, zamknięcie miesiąca regularnie prowadzi do nadgodzin.
18:30: Koniec długiego dnia Martina jako jedna z ostatnich opuszcza biuro. Zadania pozostają niewykonane, a zaległości rosną. Zbliżająca się kontrola podatkowa przysparza dodatkowych zmartwień.
Dzień z FiBu as a Service: skup się na tym, co najważniejsze
08:30: Strategiczny start Martina jest teraz kontrolerem finansowym. Jej pulpit nawigacyjny pokazuje wszystkie istotne kluczowe dane: Płynność, otwarte pozycje, wskaźniki wydajności. Księgowość operacyjna działa w tle w Konsultec.
09:15: Cyfrowe zatwierdzanie faktur Konsultec wprowadził już wstępnie faktury, a rozpoznawanie tekstu wspierane przez sztuczną inteligencję wyodrębniło wszystkie dane. Martina sprawdza treść i zatwierdza ją kilkoma kliknięciami.
10:30: Analiza finansowa zamiast przetwarzania dokumentów Analiza marży dla grup produktowych, uzasadnione rekomendacje dla zarządu – działania dodające wartość zamiast wprowadzania danych.
14:15: Spotkanie strategiczne Martina przedstawia analizy finansowe i przyczynia się do podejmowania ważnych decyzji w firmie. Aktualne dane z systemu ERP stanowią solidną podstawę.
16:00: Aktualizacja z Konsultec 20-minutowa rozmowa wideo: przetwarzanie faktur przebiega zgodnie z planem, zamknięcie miesiąca zgodnie z harmonogramem, omawiane są sugestie dotyczące optymalizacji.
17:00: Punktualne zamknięcie Martina wychodzi z biura zrelaksowana. Zamknięcie miesiąca odbywa się na czas – bez nadgodzin. Kontrola podatkowa nie jest już zmartwieniem.
Prawdziwe zalety FiBu jako usługi
Dla firmy
- Korzyści strategiczne: Koncentracja na podstawowej działalności, lepsza podstawa do podejmowania decyzji
- Korzyści finansowe: Przewidywalne koszty, zmniejszony poziom błędów, zoptymalizowane procesy płatności
- Korzyści operacyjne: Większa wydajność dzięki cyfryzacji, brak braków kadrowych
Dla pracowników
- Rozwój zawodowy: Od księgowego do kontrolera finansowego
- Korzyści osobiste: Zmniejszony stres, lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, większa satysfakcja z pracy
Jak działa przejście
Faza 1: Analiza (2-3 tygodnie) Inwentaryzacja, identyfikacja potencjału optymalizacji, stworzenie spersonalizowanej koncepcji usług.
Faza 2: Wdrożenie (3-4 tygodnie) Konfiguracja systemu ERP, konfiguracja cyfrowego przetwarzania dokumentów, przeprowadzenie testów.
Faza 3: Przekazanie (2-4 tygodnie) Równoległe działanie, stopniowe przejmowanie, szkolenie pracowników, dostrajanie procesów.
Faza 4: Bieżąca obsługa Ciągłe wsparcie, regularna optymalizacja, przejrzysta komunikacja.
Często zadawane pytania
Czym różni się to od tradycyjnego outsourcingu? Pracujemy bezpośrednio w istniejącym systemie ERP – zachowujesz pełną kontrolę i masz dostęp do aktualnych danych przez cały czas.
Czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla mojej firmy? Szczególnie dla średnich firm zatrudniających 20-500 pracowników, które chcą zdigitalizować i zoptymalizować swoje procesy finansowe.
Jak bezpieczne są moje dane? Najwyższe standardy bezpieczeństwa: szyfrowane połączenia, dostęp oparty na rolach, pełne rejestrowanie, zgodność z RODO.
Następny krok
Chcesz dowiedzieć się, jak mógłby wyglądać dzień w Twoim dziale księgowości z FiBu as a Service? Umów się na niezobowiązującą wstępną konsultację. Przeanalizujemy Twoją sytuację, zidentyfikujemy potencjał optymalizacji i przedstawimy wstępny kosztorys.
