Es ist eine Situation, die viele Außendienstmitarbeiter nur zu gut kennen.
Man steht beim Kunden, oft irgendwo im Lager oder Verkaufsraum, möchte schnell einen Auftrag erfassen oder eine Information dokumentieren und plötzlich ist das Netz weg.
Edge.
Kein Empfang.
Der Ladebalken bleibt stehen.
Was dann passiert, ist in vielen Unternehmen Alltag.
Notizen werden schnell auf einem Zettel oder im Notizbuch festgehalten, Fotos landen in der Galerie und am Abend im Hotel beginnt die eigentliche Arbeit noch einmal von vorne. Alle Informationen müssen nachträglich ins System übertragen werden.
Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und sorgt für Frust im Außendienst.
Die Realität im Außendienst
Viele Unternehmen im Außendienst stehen vor einer ähnlichen Herausforderung. Teams sind täglich unterwegs, betreuen Verkaufsflächen, prüfen Bestände, dokumentieren Situationen vor Ort oder erfassen Aufträge direkt beim Kunden.
Ein großer Teil dieser Arbeit findet jedoch in Bereichen statt, in denen die Internetverbindung schwach oder gar nicht vorhanden ist. Gerade in Lagerbereichen, großen Verkaufsflächen oder Gebäuden mit schwieriger Netzabdeckung ist eine stabile Verbindung keine Selbstverständlichkeit.
Für den Außendienst bedeutet das oft einen unnötigen Umweg im Arbeitsalltag. Informationen werden zunächst auf Papier oder im Smartphone notiert und später erneut ins System übertragen.
Die Folge sind doppelte Arbeitsschritte, Zeitverlust und eine erhöhte Fehleranfälligkeit.
Der Ansatz Von der Praxis für die Praxis
Bei Konsultec verfolgen wir einen klaren Grundsatz.
Software muss sich an den Arbeitsalltag anpassen und nicht umgekehrt.
Deshalb haben wir das Thema gemeinsam mit Unternehmen aus dem Mittelstand neu gedacht.
Die Idee war bewusst einfach.
Eine Field Service App entwickeln, die leicht zu bedienen ist und auch dann funktioniert, wenn gerade keine Internetverbindung verfügbar ist.
Offlinefähig ohne Kompromisse
Das zentrale Prinzip der Lösung lautet Offline First.
Das bedeutet
Aufträge können komplett ohne Internetverbindung erfasst werden
Fotos, Notizen und Bestandsänderungen werden lokal gespeichert
Sobald wieder Netz vorhanden ist synchronisiert sich alles automatisch
Die Daten fließen direkt in SAP Business One
Für die Außendienstmitarbeiter bedeutet das vor allem eines.
Sie können sich wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren statt auf Ladebalken.
Integration in SAP Business One
Ein entscheidender Punkt war von Anfang an die saubere Anbindung an das bestehende ERP System.
Die App wurde direkt mit SAP Business One verbunden. Dadurch entstehen keine parallelen Datenwelten.
Aufträge, Bestände und Dokumentationen landen automatisch dort, wo sie hingehören im zentralen System.
Das sorgt für aktuelle Daten im ERP, weniger manuelle Nacharbeit und eine deutlich bessere Transparenz für Vertrieb und Innendienst.
Was wir daraus gelernt haben
Viele Digitalisierungsprojekte im Außendienst scheitern nicht an der Technik, sondern an einem einfachen Punkt.
Sie werden für eine ideale Welt gebaut mit stabilem Internet, perfekten Prozessen und unbegrenzter Zeit.
Der Alltag im Außendienst sieht jedoch anders aus.
Wer Lösungen entwickelt, muss genau dort anfangen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet beim Mitarbeiter vor Ort.
In einem der nächsten Beiträge zeigen wir, wie die App konkret aufgebaut ist und wie die Integration mit SAP Business One umgesetzt wurde.
