Etree GmbH
Die Etree GmbH, mit dem Sitz in Köln, ist ein Großhandel-Disributor von Hardware und IT-Netzwerk Komponenten. Das Unternehmen nutzt SAP Business One seit 2011. Mit dem Warenwirtschaftssystem SAP Business One erzielt die Firma ein kontinuierliches Wachstum.
Die Etree GmbH ist International vertreten und besitzt heute eine Tochter-Firma in den Niederlanden und in Polen.
Die Firma ist im Jahr 2011 mit drei SAP Business One Lizenzen gestartet.
Buchhaltungs-Einführung bei der Etree
Die Firma Etree hat sich dazu entschieden die kompletten Buchhaltungs-Prozesse in der Firma selbstständig zu führen und die Aufgaben des Steuerbüros zu übernehmen.
Bisher hat die Firma die Verkaufsbelege, die sich ja in SAP Business One automatisch kontieren, als Datei-Export an das Steuerbüro übergeben. Alle restlichen Buchungen der Firma wurden durch das Steuerbüro manuell ins Datei-Programm gebucht.
Da SAP Business One zwischen 80% – 90% Prozent der Buchungen aus den kaufmännischen Dokumenten automatisch verbucht, hat man sich entschieden alle Einkaufs- und Verkaufs- Prozesse über SAP Business One abzuwickeln. So landen alle Buchungen der Firma im Hauptbuch des Systems.
Zahlungsverkehr
Als zusätzlicher Prozess wurde auch das Einbuchen der Zahlungseingänge und Ausgänge eingeführt: die Kontoauszugverarbeitung.
Dadurch ist es nun möglich über den SAP Business One Zahlungsassistenten alle Zahlungen strukturiert durchzuführen und automatisch zu verbuchen. Der Zahlungslauf wird in zwei Schritten durchgeführt. Im ersten Schritt bereitet die Buchhaltung den vorgefertigten Zahlungslauf vor. Danach wird der Lauf gespeichert. Einen gespeicherten Lauf kann der CEO bei Bedarf nochmal überprüfen und entscheiden welche Zahlungen freigegeben werden dürfen. Im zweiten Schritt übernimmt die Buchhaltung den gespeicherten Zahlungslauf, führt die automatisch Buchung durch und generiert gleichzeitig eine Export-Datei für die Banksoftware. Die Bankdatei wird in einem Standard MT940 Datei Format ausgegeben, so dass jede Banksoftware die Zahlungsdatei lesen kann.
Mahnungsprozesse
Durch die Verbuchung aller Zahlungseingängen ist es nun auch möglich einen Mahnasisstenten in SAP Business One einzusetzen. Hier können mehrere Mahnstufen im Mahnlaufprozess konfigurieret werden und seperate Mahnlayouts mit den jeweils entsprechenden Mahnstufe verknüpft werden. Durch den Mahnlauf können automatisch Mahnungen generiert und per Batchmailing rausgeschickt werden.
Anlagenbuchhaltung
Als Teil der Buchhaltungsprozesseinführung wurde auch das Modul für Anlagenbuchhaltung eingeführt. Dieses Modul unterstützt die komplette Anlagenführung über Stammdatenanlagen, Abschreibungen, Verbuchungen und Berichtwesen der Anlagenbuchhaltung.
Elektronische Steuer Voranmeldung mit Elster
Da alle steuerlichen Belege des Einkaufs über das System abgewickelt werden ist es nun auch möglich die Funktion “elektronischer Steuer Voranmeldung” im System zu nutzen und die Meldung automatisch an das Finanzamt weiterzuleiten.
Cashflow Report
Die Verbuchung aller Verbindlichkeiten und Forderungen mit Führung aller Bankkonten im System, erlaubt es einen Cashflow Bericht in SAP Business One zu nutzen, der eine Übersicht über den Geldfluss der Firma gewährt.
Vorteile im Überblick:
- In Echtzeit schnelle Infos über die finanzielle Situation der Firma generieren
- Kosten Ersparnis durch die automatische Verbuchung der Prozesse in SAP Business One
- Bessere Steuerung der Unternehmensprozesse
- Komplette Nutzung der eingesetzten Software und steigender Erfahrungswert der Belegschaft
- Skalierbarkeit der Unternehmensprozesse
- Erhöhter Digitalisierungs-Grad durch elektronische Buchhaltung.
Der Bereich der Anlagenbuchhaltung klingt sehr effektiv. Die Buchhaltung steht wieder an und wir wollen es dieses Jahr besser gestalten als letztes Jahr. Dabei ist es interessant wie andere Unternehmen die Buchhaltung organisieren.