Ab 2027 reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail für viele Unternehmen nicht mehr. Die E-Rechnung wird oft als Formatfrage behandelt: XRechnung oder ZUGFeRD? In der Praxis ist sie vor allem eine Prozessfrage. Denn eine E-Rechnung muss nicht nur erzeugt oder empfangen werden. Sie muss geprüft, freigegeben, gebucht und revisionssicher archiviert werden. Genau dort treffen ERP, Dokumentenmanagement und Buchhaltung aufeinander.
Die Fristen im Überblick
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden.
- Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Systeme automatisch lesen können. Üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Der Weg einer Rechnung durch Ihr Unternehmen
- Eingang: Die Rechnung kommt in einem definierten Postfach oder Portal an.
- Prüfung: Sie wird automatisch gelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
- Freigabe: Die zuständige Person gibt sie frei – mit klaren Regeln für Beträge und Vertretungen.
- Buchung: Die Daten fließen ohne Abtippen in SAP Business One.
- Archiv: Die Rechnung wird revisionssicher im DMS abgelegt.
So sieht das in der Praxis aus
Wie ein durchgängiger Dokumentenprozess mit SAP Business One funktionieren kann, zeigt unser Fachbeitrag zur KI-gestützten Dokumentenverarbeitung: Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und direkt mit SAP Business One verbunden.
Typische Stolpersteine
- Rechnungen landen in persönlichen Postfächern statt an einer zentralen Stelle.
- Freigaben laufen per E-Mail und sind später nicht nachvollziehbar.
- ERP, DMS und Buchhaltung sind nicht verbunden – es entsteht neue Handarbeit.
Checkliste für Ihr Unternehmen
- Wo kommen Ihre Eingangsrechnungen heute an?
- Kann Ihr System XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen?
- Wer gibt Rechnungen frei, und wie ist das dokumentiert?
- Wo werden Rechnungen archiviert?
Wer die E-Rechnung nur als neues Format sieht, schafft neue Handarbeit. Wer den ganzen Prozess betrachtet, spart Zeit – und hat seine Zahlen schneller im Blick.
