Fibu as a Service Kostenbeispiel – Was kostet externe Finanzbuchhaltung wirklich?
Transparente Einblicke in Kosten, Leistungen und echte Ersparnisse für Unternehmer
Sie denken darüber nach, Ihre Finanzbuchhaltung auszulagern, aber wissen nicht genau, was Sie das kosten wird? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele aus unserer 15-jährigen Praxis, was externe Finanzbuchhaltung wirklich kostet – und warum sich die Investition für die meisten Unternehmen rechnet.
So funktioniert Finanzbuchhaltung as a Service bei Konsultec
Bevor wir zu den Zahlen kommen, lassen Sie uns erklären, was „Finanzbuchhaltung as a Service“ überhaupt bedeutet und welchen konkreten Nutzen Sie davon haben.
Was Sie von uns erhalten
Komplette Übernahme Ihrer Finanzbuchhaltung:
- Erfassung und Kontierung aller Geschäftsvorfälle
- Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kontenabstimmung und Saldenprüfung
- Monatliche BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
- DATEV-Export für Ihren Steuerberater
- GoBD-konforme Archivierung aller Belege
Ihr persönlicher Ansprechpartner: Kein anonymes Call-Center, sondern ein fester Buchhalter, der Ihr Unternehmen und Ihre Besonderheiten kennt. Bei Fragen erreichen Sie ihn direkt – ohne Warteschleifen.
Digitaler, aber persönlicher Workflow: Sie fotografieren Ihre Belege einfach mit unserer App oder senden sie per E-Mail. Wir kümmern uns um den Rest. Jeden Monat erhalten Sie automatisch Ihre BWA und haben jederzeit Einblick in Ihre aktuellen Zahlen.
So läuft ein typischer Monat ab
- Bis zum 5. des Monats: Sie übermitteln uns Ihre Belege des Vormonats
- Bis zum 15.: Wir haben alle Buchungen erfasst und abgestimmt
- Bis zum 20.: Sie erhalten Ihre BWA und alle Auswertungen
- Bei Bedarf: Kurzes Telefonat zur Besprechung auffälliger Werte
Das war’s. Während Sie sich um Ihr Geschäft kümmern, sorgen wir dafür, dass Ihre Zahlen stimmen.
Realistische Kostenbeispiele: Das zahlen Unternehmen tatsächlich
Jetzt zu dem, was Sie wirklich interessiert: Was kostet das konkret? Hier sind drei realistische Beispiele aus unserem Kundenstamm (Namen geändert, Zahlen sind real):
Beispiel 1 (12 Mitarbeiter)
Unternehmensdaten:
- Jahresumsatz: 1,8 Mio. €
- 180 Buchungen pro Monat
- 2 Bankonten, 1 Kasse
- Standardgeschäft ohne Besonderheiten
Monatliche Kosten bei Konsultec: ab 1.290 € netto
Enthaltene Leistungen:
- Komplette Finanzbuchhaltung
- Monatliche BWA mit Vorjahresvergleich
- Kontenabstimmung und Saldenprüfung
- DATEV-Export für Steuerberater
- Persönlicher Ansprechpartner
- Digitale Belegarchivierung
Herr Mustermann sagt: „Früher habe ich jeden Abend 2-3 Stunden mit Belegen verbracht. Jetzt fotografiere ich sie nur noch ab. Die 1.290 € sind das beste Investment, das ich je gemacht habe.“
Beispiel 2 (28 Mitarbeiter)
Unternehmensdaten:
- Jahresumsatz: 3,2 Mio. €
- 320 Buchungen pro Monat
- Internationale Geschäfte, verschiedene Währungen
- Projektgeschäft mit komplexer Kostenzuordnung
Monatliche Kosten bei Konsultec: 1.890 € netto
Zusätzliche Leistungen:
- Fremdwährungsbuchungen
- Projektbezogene Auswertungen
- Erweiterte Kostenstellenrechnung
- Wöchentliche Liquiditätsübersicht
Die Geschäftsführerin berichtet: „Wir haben vorher 6 Monate nach einem Buchhalter gesucht. Die Kosten für Personalberatung, Einarbeitung und Gehalt hätten uns über 80.000 € im Jahr gekostet. Bei Konsultec zahlen wir keine 23.000 € und haben sofort Experten-Know-how.“
Beispiel 3 (8 Mitarbeiter, Familienbetrieb)
Unternehmensdaten:
- Jahresumsatz: 650.000 €
- 120 Buchungen pro Monat
- Viel Bargeld, tägliche Kassenabschlüsse
- Saisonales Geschäft
Monatliche Kosten bei Konsultec: 890 € netto
Besonderheiten:
- Tägliche Kassenerfassung
- Saisonale Auswertungen
- Unterstützung bei Inventur
- Einfache, verständliche BWA
Familie Schmidt: „Als Familienbetrief war uns wichtig, dass wir einen festen Ansprechpartner haben. Die Digitalisierung hat uns anfangs Sorgen gemacht, aber es funktioniert super. Unsere Tochter macht jetzt Fotos von den Belegen – das war’s.“
Was bestimmt die Kosten?
Hauptfaktoren für die Preisgestaltung:
- Buchungsvolumen (70% des Preises)
- Unter 150 Buchungen/Monat: ab 890 €
- 150-300 Buchungen/Monat: ab 1.290 €
- 300-500 Buchungen/Monat: ab 1.890 €
- Über 500 Buchungen/Monat: Individuelle Preise
- Komplexität (20% des Preises)
- Standardgeschäft: Basispreis
- Fremdwährungen: +15%
- Projektbuchhaltung: +20%
- Mehrere Gesellschaften: +25%
- Zusatzleistungen (10% des Preises)
- Kostenstellenrechnung: +150 €/Monat
- Wöchentliche Reports: +80 €/Monat
- Mahnwesen: +200 €/Monat
Fibu as a Service vs. eigener Buchhalter – Der ehrliche Kostenvergleich
Lassen Sie uns ehrlich rechnen. Hier ist der vollständige Kostenvergleich zwischen einem eigenen Buchhalter und unserem Service:
Die wahren Kosten eines eigenen Buchhalters
Direkte Kosten (pro Jahr):
- Bruttogehalt Buchhalter: 54.000 € (mittleres Niveau)
- Arbeitgeberkosten (20%): 10.800 €
- Arbeitsplatz + Equipment: 3.600 €
- Software-Lizenzen (DATEV): 2.400 €
- Fortbildungen: 1.500 €
- Gesamtkosten: 72.300 € pro Jahr
Versteckte Kosten:
- Recruitment + Einarbeitung: 8.000 € (einmalig)
- Urlaubsvertretung: 4.800 € pro Jahr
- Krankheitsausfälle: 3.200 € pro Jahr (Durchschnitt)
- Kündigungsschutz + Abfindungsrisiko: Unbezifferbar
Risiken:
- Wissensverlust bei Kündigung
- Keine Vertretung bei Ausfall
- Fortbildungskosten ohne Garantie auf Verbleib
- Arbeitsrechtliche Risiken
Fibu as a Service bei Konsultec
Für ein vergleichbares Unternehmen (250 Buchungen/Monat):
- Monatliche Kosten: 1.490 € netto
- Jahreskosten: 17.880 € netto (21.277 € brutto)
Inkludiert:
- Komplettes Buchhaltungs-Team als Backup
- Neueste Software und Updates
- Alle Fortbildungen und Zertifizierungen
- Vertretung bei Urlaub und Krankheit
- Haftung für alle Fehler
- Sofortige Skalierung bei Wachstum
Die Ersparnis: 51.023 € pro Jahr
Das sind über 50.000 € Ersparnis jährlich – und das ohne die versteckten Kosten und Risiken zu berücksichtigen.
Aber es geht nicht nur ums Geld:
Zeitersparnis: Unsere Kunden sparen durchschnittlich 12-15 Stunden pro Woche, die sie vorher mit Buchhaltung verbracht haben. Bei einem Unternehmerstundensatz von 80 € sind das zusätzlich 50.000 € Opportunitätskosten pro Jahr.
Risikominimierung: Wir haften für alle Fehler. Sollte das Finanzamt Nachzahlungen fordern, weil wir einen Fehler gemacht haben, übernehmen wir diese Kosten. Diese Sicherheit ist unbezahlbar.
Fokus aufs Kerngeschäft: Wie viele Kunden könnten Sie zusätzlich betreuen, wenn Sie 15 Stunden pro Woche mehr Zeit hätten? Bei den meisten unserer Kunden rechnet sich unser Service schon durch einen einzigen zusätzlichen Kunden pro Monat.
Realitätscheck: Wann lohnt sich ein eigener Buchhalter?
Ehrlich gesagt: Aus rein finanzieller Sicht fast nie. Ab etwa 800-1.000 Buchungen pro Monat (entspricht ca. 8-10 Mio. € Jahresumsatz) kann ein eigener Buchhalter wirtschaftlich werden – aber dann brauchen Sie mindestens zwei, um Ausfälle abzudecken.
Ein eigener Buchhalter macht Sinn, wenn:
- Sie sehr spezielle Branchenanforderungen haben
- Sie über 1.000 Buchungen pro Monat haben
- Sie die Buchhaltung als strategisches Instrument nutzen wollen
- Sie gerne eigenes Personal führen und entwickeln
Für alle anderen ist externes Outsourcing die wirtschaftlichere Lösung.
Berechnen Sie Ihre individuellen Kosten
Sie möchten wissen, was die Auslagerung Ihrer Finanzbuchhaltung kosten würde? Hier können Sie es in 2 Minuten herausfinden:
Schnell-Check: Was würde Ihre Buchhaltung kosten?
Schritt 1: Zählen Sie Ihre monatlichen Buchungen
- Eingangsrechnungen: ___
- Ausgangsrechnungen: ___
- Bankbuchungen: ___
- Kassenbuchungen: ___
- Gesamt: ___
Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Komplexität
- [ ] Standardgeschäft (nur Deutschland, eine Währung)
- [ ] Fremdwährungen oder internationale Geschäfte
- [ ] Projektgeschäft oder Kostenstellenrechnung
- [ ] Mehrere Gesellschaften oder komplexe Strukturen
Schritt 3: Gewünschte Zusatzleistungen
- [ ] Mahnwesen (+200 €/Monat)
- [ ] Kostenstellenrechnung (+150 €/Monat)
- [ ] Wöchentliche Reports (+80 €/Monat)
Ihre geschätzten monatlichen Kosten:
Unter 150 Buchungen: ab 890 € netto/Monat 150-300 Buchungen: ab 1.290 € netto/Monat
300-500 Buchungen: ab 1.890 € netto/Monat Über 500 Buchungen: Individuelle Beratung erforderlich
Bei erhöhter Komplexität: +15-25% auf den Basispreis
Ihr Return on Investment
Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 200 Buchungen/Monat:
Ihre Investition: 1.490 € netto/Monat (17.880 € netto/Jahr)
Ihre Ersparnisse:
- Eigener Buchhalter: 72.300 € (Vollkosten)
- Direkte Ersparnis: 54.420 € pro Jahr
Zusätzlicher Nutzen:
- 15 Stunden/Woche mehr Zeit für Ihr Geschäft
- Keine Ausfallrisiken bei Urlaub/Krankheit
- Immer aktuelle Buchhaltungs-Standards
- Professionelle BWA für bessere Unternehmenssteuerung
Bereit für den nächsten Schritt?
Sie haben gesehen, dass sich externe Finanzbuchhaltung in den meisten Fällen deutlich rechnet. Aber jedes Unternehmen ist anders. Deshalb bieten wir Ihnen an:
Kostenloses 30-Minuten Beratungsgespräch:
- Analyse Ihrer aktuellen Buchhaltungssituation
- Berechnung Ihrer exakten Kosten
- Aufzeigen von Optimierungspotenzialen
- Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck
Was Sie mitbringen sollten:
- Ihre letzte BWA oder einen Überblick über Ihr Buchungsvolumen
- Fragen zu spezifischen Anforderungen
- 30 Minuten Zeit für ein ehrliches Gespräch
Rufen Sie uns an: 0221 / 221 2924 1780 Oder schreiben Sie uns: info@konsultec.de
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden zurück – das ist unser Versprechen.
Über Konsultec: Seit 2009 unterstützen wir Unternehmen in Köln und ganz NRW bei ihrer Finanzbuchhaltung. Mit über 120 zufriedenen Kunden und einem Team von 8 zertifizierten Buchhaltern sind wir Ihr verlässlicher Partner für professionelle Finanzbuchhaltung. DATEV-zertifiziert, ISO 27001 konform, 100% made in Germany.
Gewinnen Sie 15 Stunden pro Woche für Ihr Kerngeschäft zurück
Während Sie sich um Ihre Kunden kümmern, erledigen wir Ihre komplette Finanzbuchhaltung. Fotografieren Sie einfach Ihre Belege ab – den Rest übernehmen unsere DATEV-zertifizierten Experten. Bis zum 20. jeden Monats erhalten Sie Ihre professionelle BWA und haben wieder Zeit für das, was wirklich zählt: Ihr Geschäft voranzubringen.
