Księgowość finansowa jest jak fundament domu: niezbyt ekscytująca, ale gdy pojawiają się problemy, chwieje się cały budynek. W niemieckim sektorze MŚP ten fundament jest coraz bardziej pod presją:

Niedobór wykwalifikowanych pracowników daje się we znaki: przy ponad 570 000 wakatów w zawodach handlowo-biurowych coraz trudniej znaleźć i utrzymać wykwalifikowanych księgowych.

Wymogi regulacyjne stają się coraz bardziej złożone: procesy zgodne z GoBD, formaty e-faktur, od 2025 r. rozszerzony obowiązek e-fakturowania oraz dla wielu firm od 2026 r. obowiązki sprawozdawcze CSRD.

Cyfryzacja zmienia wszystko: nowoczesna księgowość finansowa pracuje z automatycznym odczytem dokumentów, zarządzaniem workflow i inteligentnymi algorytmami – to wymaga kompetencji IT oraz wiedzy księgowej.

Rozwiązanie: FiBu as a Service – więcej niż outsourcing

W tym kontekście w Konsultec opracowaliśmy nowe podejście: FiBu as a Service. Koncepcja łączy zalety najnowocześniejszej technologii ERP z doświadczeniem doświadczonych księgowych oraz zorientowanym na usługi modelem biznesowym.

Czym dokładnie jest FiBu as a Service?

FiBu as a Service oznacza, że przejmujemy całą Państwa księgowość finansową jako ciągłą usługę – jednak inaczej niż w tradycyjnych biurach rachunkowych pracujemy bezpośrednio w Państwa istniejącym systemie ERP.

Obejmuje to:

• Księgowość zobowiązań: przetwarzanie wszystkich faktur zakupowych i płatności
• Księgowość należności: monitorowanie otwartych pozycji i windykacja/monity
• Księga główna: utrzymanie planu kont i księgowanie wszystkich operacji gospodarczych
• Zamknięcia miesięczne: terminowe sporządzanie zamknięć i BWA
• Raportowanie: indywidualne raporty finansowe dla zarządu i controllingu

Czym różni się to od tradycyjnego outsourcingu?

W przypadku tradycyjnego outsourcingu Państwa dane są eksportowane, przetwarzane w innym systemie, a następnie wgrywane z powrotem. Prowadzi to do opóźnień i przerw w przepływie danych.

W naszym podejściu FiBu as a Service natomiast:

• Państwa dane pozostają w Państwa systemie – nasi pracownicy pracują bezpośrednio w Państwa systemie ERP
• Mają Państwo w każdej chwili dostęp w czasie rzeczywistym do aktualnych danych finansowych
• Wszystkie procesy są płynnie zintegrowane – wszystko w jednym, spójnym systemie
• Korzystają Państwo z naszej specjalistycznej wiedzy ERP – optymalizujemy cały krajobraz systemowy

Korzyści: dlaczego FiBu as a Service jest idealne dla MŚP

Bezpieczeństwo kadrowe

• Brak pojedynczego punktu awarii dzięki całemu zespołowi
• Zawsze wystarczające moce przerobowe, także w okresach sezonowych szczytów
• Wiedza ekspercka dostępna w każdej chwili

Przejrzystość kosztów

• Przejrzyste modele stałej ceny oparte na wolumenie dokumentów
• Brak ukrytych kosztów oprogramowania, aktualizacji czy szkoleń
• Skalowalne rozwiązanie, które rośnie razem z Państwa firmą

Optymalizacja procesów

• Automatyzacja powtarzalnych czynności
• Procesy bezpapierowe od zamówienia do płatności
• Integracja z innymi obszarami firmy

Compliance i bezpieczeństwo prawne

• Procesy i archiwizacja zgodne z GoBD
• Aktualna wiedza z zakresu prawa podatkowego i handlowego
• Przygotowanie na nadchodzące regulacje

Przykład z praktyki

Średniej wielkości sprzedawca eCommerce z Bonn przetwarzał miesięcznie 3 000 zamówień klientów i 150 faktur zakupowych. Wyzwania: wzrost, czasochłonne procesy manualne oraz rekrutacja pracowników.

Wyniki po sześciu miesiącach:

• Redukcja nakładu pracy wewnętrznej o 85%
• Skrócenie czasu realizacji z 9 do 2 dni
• Terminowe zamknięcia miesięczne do 10. dnia następnego miesiąca
• Zmniejszenie odsetka błędów z 5% do poniżej 0,5%

Dyrektor zarządzający: „Wcześniej poświęcaliśmy dużo czasu na zbieranie danych. Dziś wykorzystujemy ten czas, aby podejmować lepsze decyzje biznesowe.”

Często zadawane pytania

Czy moja firma się kwalifikuje? FiBu as a Service szczególnie dobrze sprawdza się w firmach z sektora MŚP zatrudniających 20–500 pracowników, które cenią profesjonalną księgowość finansową i chcą uwolnić zasoby wewnętrzne na działalność podstawową.

Jak bezpieczne są moje dane? Najwyższe standardy bezpieczeństwa: szyfrowane połączenia, uprawnienia dostępu oparte na rolach, pełne logowanie oraz zgodność z RODO.

Ile kosztuje usługa? Miesięczne koszty zazwyczaj mieszczą się w przedziale 1 500–5 000 euro – wyraźnie mniej niż pełne koszty własnego personelu plus oprogramowanie.

Kolejny krok: niezobowiązująca rozmowa doradcza

Umów się na bezpłatną rozmowę wstępną. Przeanalizujemy Państwa obecną sytuację, zidentyfikujemy potencjały optymalizacji i pokażemy, jak FiBu as a Service działałoby w Państwa firmie.

Konsultec GmbH – Prosto. Przejrzystość. Tworzymy. Od ponad 25 lat.